Chi tiết từ A-Z quy trình và các bước lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng công ty được chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây. Hy vọng đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích để quý anh/chị thực hiện thành công xây dựng chương trình hội nghị cho doanh nghiệp mình.
Hội nghị khách hàng là gì?
Hội nghị khách hàng trong tiếng anh là Customer Conference, thường được tổ chức vào giữa năm hoặc cuối năm. Là sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức với khách mời là các đối tác chiến lược và khách hàng. Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng được gọi với nhiều cái tên khác nhau như lễ kỷ niệm, tri ân, hội nghị vinh danh, họp mặt,…
Một số kiểu hội nghị KH phổ biến
Dưới đây là các loại hội nghị khách hàng phổ biến nhất hiện nay:
Hội nghị tri ân khách hàng
Đúng như tên gọi của nó, đây là loại hình hội nghị để gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác đã tin tưởng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Vì tính chất của nó mà khâu lên kế hoạch quyết định tổ chức hội nghị khách hàng, bài phát biểu tri ân khách hàng cần được chuẩn bị kỹ càng.
Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới
Sự kiện chương trình này nhằm giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp đến với khách hàng, đơn vị báo truyền thông trước khi được bày bán chính thức. Giúp doanh nghiệp nhận được sự quan tâm của công chúng trước khi sản phẩm được bày bán chính thức. Việc lên concept, trang trí và khu vực trải nghiệm sản phẩm cần được chú ý.
Hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm
Ngoài việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng hay các kiểu hội nghị trên thì hội nghị khách hàng cuối năm cũng được nhiều đơn vị thực hiện. Với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển và những kế hoạch của doanh nghiệp với khách mời chính là nhân viên công ty, các khách hàng, đối tác thân thiết đến tham dự.
>>Xem thêm: Top 9+ mẫu bài phát biểu khai mạc hội nghị các sự kiện hay nhất
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuẩn
Để hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp thì bạn cần biết chính xác cách thức tổ chức hội nghị khách hàng công ty gồm những bước nào. Cụ thể như sau:
Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị
Việc xác định rõ chương trình có mục đích gì sẽ giúp bạn lên kế hoạch về nội dung hội nghị khách hàng và hình thức một cách phù hợp nhất. Từ đó đề ra những mục tiêu và dựa trên đó để làm cơ sở đánh giá về chất lượng, hiệu quả của hội nghị.
Lên danh sách khách mời
Lên DS đầy đủ khách mời như nhà cung cấp, phân phối, đại lý, các đối tác, truyền thông,.. để kịp tiến hành gửi thư mời trước thời gian tổ chức cũng như có kế hoạch đón tiếp chu đáo.
Thời gian, địa điểm tổ chức
Thông thường các doanh nghiệp sẽ chọn những ngày cuối tuần vào khung giờ từ 14h – 16h để tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Nên lựa chọn địa điểm có vị trí thuận lợi, càng gần trung tâm càng tốt, dễ tìm kiếm và di chuyển.
Những trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp có hệ thống sảnh tiệc sang trọng, quy mô đa dạng để bạn lựa chọn không gian phù hợp với số lượng khách mời của mình. Hệ thống âm thanh, ánh sáng, yếu tố an ninh, an toàn của địa điểm cũng cần lưu ý.
Lên ý tưởng và xây dựng kịch bản
Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng cần rõ ràng, chi tiết và phù hợp với mục đích của sự kiện. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp hội nghị có sự thống nhất, mạch lạc, tạo sự hấp dẫn đối với khách mời, công chúng theo dõi.
Không chỉ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ, đúng theo kế hoạch mà chúng ta cũng có thể lên phương án dự trù, giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Hạn chế đi theo kịch bản đã sử dụng hoặc kiểu cách quá cũ gây nhàm chán cho khán giả.
Checklist quy trình tổ chức hội nghị KH thường xuyên
Để kế hoạch tổ chức đạt hiệu quả tối đa thì bạn nên lập một checklist bao gồm tất cả những công việc cần chuẩn bị cho hội nghị để kiểm tra kỹ càng, chi tiết và cẩn thận nhất có thể.
Các bước thực hiện trong kế hoạch tổ chức hội nghị KH
Nội dung chương trình cơ bản gồm những bước dưới đây để giúp DN, công ty bạn có một buổi hội nghị KH được diễn ra tốt đẹp:
- Đón khách
- Hướng dẫn khách vào bàn
- Quá trình diễn ra sự kiện
- Đãi tiệc
- Gameshow, tổ chức bốc thăm trúng thưởng
- Tiễn khách
>>Xem thêm: Top 10+ kịch bản hội thảo cho các chủ đề chi tiết nhất
Mẫu bài phát biểu trong hội nghị khách hàng
Để chuẩn bị nội dung hội nghị khách hàng được chuyên nghiệp thì phần phát biểu cảm ơn khách hàng là bước không thể thiếu. Dưới đây là mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng để bạn tham khảo:
Lời mở đầu:
“Kính thưa ông/bà… và toàn thể những vị khách quý đã dành thời gian quý báu để tham dự buổi hội nghị của công ty chúng tôi ngày hôm nay. Tôi là … hiện đang nắm giữ chức vụ… của công ty…
Lời đầu tiên cho phép tôi được thay mặt cho công ty gửi đến lời cảm ơn chân thành đến khách hàng, đối tác đã luôn tin tưởng và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi trong suốt thời gian qua. Bên cạnh đó, thật sự cảm ơn vì quý vị đã có mặt trong buổi sự kiện của chúng tôi.
Hôm nay, ngày … tháng … năm…, công ty… có tổ chức hội nghị dành cho khách hàng về những vấn đề… Mong rằng, qua buổi hội nghị này chúng tôi sẽ được đón nhận những đánh giá, góp ý, phản hồi quý báu từ quý vị để từ đó chúng tôi có sự củng cố về chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn.
Nội dung chính:
Cần khái quát những vấn đề mà hội nghị muốn hướng đến. Ví dụ như sau:
- Tình hình hoạt động trong thời gian qua, phạm vị và mức độ phát triển ở thời điểm hiện tại. So sánh những bước tiến cùng kỳ.
- Giới thiệu những dự án, chính sách mới tiềm năng.
- Lồng ghép những điểm về văn hoá doanh nghiệp, tầm nhìn sứ mệnh.
- Chú trọng vào việc giới thiệu thông tin về sản phẩm, dịch vụ bao gồm cả những mặt hàng đã, đang và sắp sửa được cung cấp. Nêu những cải tiến nếu có để sản phẩm, dịch vụ trở nên tốt hơn.
- Điểm qua một vài khó khăn mà công ty hiện đang đối mặt.
Kết thúc bài phát biểu:
“Hiện tại tuy còn một vài điểm khó khăn nhưng chắc chắn công ty … sẽ không ngừng cải thiện, ngày càng hoàn thiện, vững mạnh và phát triển hơn trong tương lai. Để có thể đi nhanh và xa hơn, sự tin tưởng và ủng hộ của quý vị chính là nguồn cổ vũ hơn nhất của chúng tôi.
Nếu trong quá trình tổ chức hội nghị này có bất cứ điều thiếu sót nào kính mong quý vị thông cảm cho chúng tôi. Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn sự có mặt của quý vị trong ngày hôm nay, cảm ơn đã lắng nghe bài phát biểu của tôi. Kính chúc quý vị thật nhiều sức khoẻ và thành công, chúc cho hội nghị thành công tốt đẹp. Xin chân thành cảm ơn!”
Câu hỏi thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng công ty
Tổ chức hội nghị khách hàng cần chứng từ gì?
Trả lời:
- Chứng từ tổ chức hội nghị KH với quyết định phê duyệt của Giám Đốc
- Dự trù kinh phí, kế hoạch, chương trình hội nghị
- Danh sách thành viên, khách mời tham dự
- Chứng từ, hóa đơn hội nghị KH kèm theo kế hoạch (Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…)
- Hợp đồng của bên cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hợp đồng thuê
Tổ chức hội nghị KH có phải xin phép?
Trả lời: Sự kiên có quy mô lớn, với số lượng khách mời tham gia lớn nên cần phải có sự cho phép của chính quyền địa phương.
Chi phí tổ chức gồm những gì?
Trả lời: Bao gồm thuê địa điểm tổ chức; biểu diễn văn nghệ; MC; nhân sự phục vụ; nhân sự điều hành hội nghị, âm thanh, ánh sáng; thiết kế, in ấn; ăn uống; quà tặng; chi phí phát sinh.
Địa chỉ cung cấp ghế hội nghị, ghế hội trường trong sự kiện hội nghị KH?
Trả lời: GSC Việt Nam là đơn vị chuyên cung cấp bàn ghế hội nghị, hội trường với gần 20 năm kinh nghiệm khi hoàn thiện hơn 100+ dự án trên khắp cả nước. Chất lượng, độ bền sản phẩm được đảm bảo cùng mức giá cạnh tranh nhất thị trường. Tiến độ giao hàng, lắp đặt nhanh chóng được các chủ đầu tư đánh giá cao qua rất nhiều công trình.
Quý anh chị có nhu cầu mua bàn ghế hội trường, hội nghị. Hãy liên hệ trực tiếp với GSC Việt Nam:
Hotline: 0985.715.666
Showroom Hà Nội: Số 35 Lô D6, KĐT Geleximco, Lê Trọng Tấn, Hà Đông, Hà Nội.
Showroom TP. Hồ Chí Minh: Số 179, đường 1B, KCD Vĩnh Lộc, Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh
Email: ghehoitruong@gmail.com
